江南大学举办国际(双边)学术会议管理办法
 来源:国交处   管理员  发布日期:2012/02/14 03:16:22  浏览次数:

为了加强与国外(境外)的学术交流,提高我校的知名度和举办国际(双边)学术会议的效益,根据教育部有关文件精神,结合我校实际,制订本管理办法。

一、应具备的基本条件

(一)举办单位对会议涉及的学术领域拥有较强的教学及科研力量,教学、科研水平一般应在国内处于领先地位,并取得较显著的成绩。

(二)能够组织国内同行向会议提供高质量的论文,并征集到国外(境外)具有较高学术水平的论文,能够邀请到国际著名学者出席会议。

(三)能够征得教育部的同意和其他有关部门的支持。

(四)能够落实会议经费,并能保证会务及接待工作的顺利进行。

二、申办程序

(一)凡要求举办国际(双边)学术会议,需及时制订拟举办国际(双边)学术会议年度计划,按上半年会议和下半年会议,分别于每年9月底和会议当年2月底前送达教育部。经教育部初审后,在需对外承诺或宣布开会前3个月起草申办国际(双边)学术会议请示,报分管校长审批同意后,由国际交流与合作处呈报教育部审批。

(二)申办请示应包括以下内容:

1.阐述举办会议的必要性以及所具备的条件;

2.会议的主要议题、组织机构的主要成员、赞助单位或合作部门;

3.拟举办会议的时间、地点、规模(中、外学者人数);有无港澳台学者参加;是否涉及“一中一台”或“两个中国”问题;若是系列会议,需提供所有已成功举办的会议情况,包括会议时间、地点、规模、会议主题等;

4.如会议需要安排业务性质的考察,要说明其内容和路线;

5.会议经费预算及来源。

(三)在教育部未正式批准前,申办单位不得擅自作出任何承诺或对外宣传。

三、会议的筹备、组织与总结

(一)同意办会的批文下达后,申办单位应立即组织精干的筹备班子(学术、秘书、会务等),明确分工。

(二)拟定并寄发会议通知。一般不迟于会议召开前10个月至1年向国内外发出第一轮通知;会议召开前6个月向国内外发出第二轮通知;会议召开前2个月向国内外发出第三轮通知。

(三)会议召开前2个月,主办单位应填好《外国人入境审批表》(见附件)等材料送国际交流合作处,由国际交流与合作处统一呈报江苏省外办申办邀请来华手续。

(四)若有港澳台学者参加,需将有关背景材料报港澳台办公室(国际交流与合作处),由港澳台办公室专项报批。

(五)外国(境外)学者及其家属在会议期间及会后的游览活动,以会议主办单位为主,国际交流合作处协助。

(六)会议结束后,应在两周内将会议总结(包括取得的成效、存在的问题及今后的应对策略等)报教育部和华中科技大学《国际学术动态》编辑部。同时将总结和会议各轮通知、文集、影像资料等整理成册,交由档案馆建档保存。

四、涉外注意事项

(一)对国际组织要求在我国举办学术会议,需区别情况对待。如我国是该组织的成员国,可考虑同意在我校举办;对我国未参加的国际组织要求在我校举办会议,应认真研究利弊,慎重对待。

(二)原则上不邀请外国政要及前政要、外国记者和外国驻华使(领)馆人员参加会议。如需要,须专案报批。

(三)一切涉外事宜,应及时向国际交流合作处报告,未得允许,不得随意对外表态或解释。

五、经费筹集与使用

(一)会议所需经费由主办单位自筹解决,实行以会养会制度。

(二)国际交流与合作处根据会议的规模、层次和与会境外代表人数,给予2000——10000元不等的经费支持。

(三)会议的财务工作应有专人负责。经费使用要精打细算,注意节约,力争收支平衡。

(四)会议结束后,应及时进行经费决算。

六、本管理办法自发布之日起实施,由国际交流与合作处负责解释。

附件:

申请外国人入境审批表

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