为了加强与国外（境外）的学术交流，提高我校的知名度和举办国际（双边）学术会议的效益，根据教育部有关文件精神，结合我校实际，制订本管理办法。

一、应具备的基本条件

（一）举办单位对会议涉及的学术领域拥有较强的教学及科研力量，教学、科研水平一般应在国内处于领先地位，并取得较显著的成绩。

（二）能够组织国内同行向会议提供高质量的论文，并征集到国外（境外）具有较高学术水平的论文，能够邀请到国际著名学者出席会议。

（三）能够征得教育部的同意和其他有关部门的支持。

（四）能够落实会议经费，并能保证会务及接待工作的顺利进行。

二、申办程序

（一）凡要求举办国际（双边）学术会议，需及时制订拟举办国际（双边）学术会议年度计划，按上半年会议和下半年会议，分别于每年9月底和会议当年2月底前送达教育部。经教育部初审后，在需对外承诺或宣布开会前3个月起草申办国际（双边）学术会议请示，报分管校长审批同意后，由国际交流与合作处呈报教育部审批。

（二）申办请示应包括以下内容：

1.阐述举办会议的必要性以及所具备的条件；

2.会议的主要议题、组织机构的主要成员、赞助单位或合作部门；

3.拟举办会议的时间、地点、规模（中、外学者人数）；有无港澳台学者参加；是否涉及“一中一台”或“两个中国”问题；若是系列会议，需提供所有已成功举办的会议情况，包括会议时间、地点、规模、会议主题等；

4.如会议需要安排业务性质的考察，要说明其内容和路线；

5.会议经费预算及来源。

（三）在教育部未正式批准前，申办单位不得擅自作出任何承诺或对外宣传。

三、会议的筹备、组织与总结

（一）同意办会的批文下达后，申办单位应立即组织精干的筹备班子（学术、秘书、会务等），明确分工。

（二）拟定并寄发会议通知。一般不迟于会议召开前10个月至1年向国内外发出第一轮通知；会议召开前6个月向国内外发出第二轮通知；会议召开前2个月向国内外发出第三轮通知。

（三）会议召开前2个月，主办单位应填好《外国人入境审批表》（见附件）等材料送国际交流合作处，由国际交流与合作处统一呈报江苏省外办申办邀请来华手续。

（四）若有港澳台学者参加，需将有关背景材料报港澳台办公室（国际交流与合作处），由港澳台办公室专项报批。

（五）外国（境外）学者及其家属在会议期间及会后的游览活动，以会议主办单位为主，国际交流合作处协助。

（六）会议结束后，应在两周内将会议总结（包括取得的成效、存在的问题及今后的应对策略等）报教育部和华中科技大学《国际学术动态》编辑部。同时将总结和会议各轮通知、文集、影像资料等整理成册，交由档案馆建档保存。

四、涉外注意事项

（一）对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待。如我国是该组织的成员国，可考虑同意在我校举办；对我国未参加的国际组织要求在我校举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。

（二）原则上不邀请外国政要及前政要、外国记者和外国驻华使（领）馆人员参加会议。如需要，须专案报批。

（三）一切涉外事宜，应及时向国际交流合作处报告，未得允许，不得随意对外表态或解释。

五、经费筹集与使用

（一）会议所需经费由主办单位自筹解决，实行以会养会制度。

（二）国际交流与合作处根据会议的规模、层次和与会境外代表人数，给予2000——10000元不等的经费支持。

（三）会议的财务工作应有专人负责。经费使用要精打细算，注意节约，力争收支平衡。

（四）会议结束后，应及时进行经费决算。

六、本管理办法自发布之日起实施，由国际交流与合作处负责解释。

附件：

申请外国人入境审批表